Politica de Privacidad de OmniLink ERP

Identidad y alcance

OmniLink ERP es una aplicación web disponible en omnilink.cl para apoyar la administración de ventas, inventario, facturación electrónica SII, sucursales, punto de venta e integraciones operativas para empresas chilenas.

Esta política se aplica al sitio público, a la plataforma, a las cuentas de usuarios, a las integraciones habilitadas por clientes y a las comunicaciones comerciales o de soporte relacionadas con OmniLink ERP.

Información que podemos tratar

Tratamos la información necesaria para entregar y mantener el servicio. La información puede variar según el plan contratado, los módulos usados y las integraciones activadas por cada cliente.

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, teléfono, credenciales, rol, permisos, historial de acceso y preferencias de usuario.
• Datos de empresa: razón social, nombre comercial, RUT, giro, dirección, sucursales, cajas, bodegas, usuarios autorizados y configuraciones operativas.
• Datos comerciales: productos, categorías, precios, stock, compras, ventas, clientes, proveedores, documentos tributarios, medios de pago, movimientos de inventario y reportes.
• Datos de soporte: solicitudes, conversaciones, archivos adjuntos, diagnósticos técnicos, registros de actividad y antecedentes necesarios para resolver incidencias.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, dispositivo, eventos de seguridad, registros de sesión, cookies esenciales y métricas de funcionamiento del servicio.

Finalidades del tratamiento

Usamos la información para prestar el servicio contratado, administrar cuentas, autenticar usuarios, procesar operaciones, emitir reportes, mantener seguridad, entregar soporte, mejorar la plataforma y cumplir obligaciones legales, tributarias o contractuales aplicables.

Integraciones y herramientas de Google

Cuando el cliente o un usuario autorizado lo habilita, OmniLink ERP puede conectarse con herramientas de Google para facilitar el trabajo diario de la empresa.

La conexión con herramientas externas se usa solo para las funciones autorizadas por el cliente. OmniLink ERP no vende información obtenida mediante integraciones ni la usa para publicidad de terceros.

Integración con WhatsApp Business (Meta)

OmniLink ERP permite a las empresas usuarias conectar su cuenta de WhatsApp Business a la plataforma mediante el registro oficial de Meta (“WhatsApp Embedded Signup”). Al usar esta funcionalidad, tratamos los siguientes datos obtenidos a través de las APIs de Meta:

• Datos de la cuenta de WhatsApp Business: Identificador de la cuenta (WABA ID), identificador y número de teléfono comercial, nombre verificado, estado, calificación de calidad y plantillas de mensajes de la cuenta.
• Credenciales de acceso: El token de acceso que Meta emite para operar la cuenta conectada. Se almacena cifrado y nunca se comparte con terceros.
• Mensajes y notificaciones: Contenido, número de destino y estados de entrega (enviado, entregado, leído, fallido) de los mensajes de WhatsApp enviados o recibidos a través de la plataforma, incluyendo las respuestas que los usuarios envíen al número conectado.
• Números de teléfono de usuarios: El número de WhatsApp que un usuario del sistema registre voluntariamente para recibir notificaciones.
• Finalidad: Estos datos se usan exclusivamente para operar la conexión de WhatsApp de cada empresa: enviar notificaciones del sistema (por ejemplo, alertas de operación) a usuarios que las hayan activado, registrar los estados de entrega y administrar la cuenta conectada. No usamos estos datos con fines publicitarios ni los vendemos o cedemos a terceros.
• Encargados del tratamiento: Los mensajes se transmiten a través de la API de WhatsApp Business Platform operada por Meta Platforms, Inc., cuyo tratamiento se rige por sus propios términos y políticas.
• Consentimiento: Las notificaciones por WhatsApp solo se envían a usuarios que hayan registrado su número y activado expresamente esta opción, la cual pueden desactivar en cualquier momento.
• Conservación y eliminación: Los datos de la integración se conservan mientras la cuenta de WhatsApp permanezca conectada y la empresa mantenga su servicio activo. Al desconectar la cuenta, el token de acceso se elimina de inmediato. Cualquier persona puede solicitar la eliminación de sus datos asociados a esta integración (número de teléfono, mensajes) escribiendo a [email protected], indicando el número de teléfono involucrado; la solicitud se procesa dentro de 30 días.

Términos de WhatsApp Business

Base de legitimación

Tratamos información cuando es necesaria para ejecutar el contrato con el cliente, cumplir obligaciones legales o tributarias, proteger la seguridad del servicio, responder solicitudes de soporte, conservar evidencia operacional o cuando el titular entrega su autorización para una finalidad específica.

Encargados y proveedores

Podemos apoyarnos en proveedores tecnológicos para infraestructura, almacenamiento, comunicaciones, soporte, monitoreo, seguridad, pagos e integraciones. Estos proveedores solo pueden tratar información en la medida necesaria para prestar sus servicios a OmniLink ERP y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.

Conservación

Conservamos la información mientras la cuenta esté activa, mientras sea necesaria para prestar el servicio o mientras debamos mantenerla por razones legales, tributarias, contractuales, contables, de seguridad o de respaldo. Cuando la información ya no sea necesaria, podremos eliminarla, anonimizarla o conservarla bloqueada según corresponda.

Seguridad

Aplicamos medidas razonables de seguridad administrativa, técnica y organizacional para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación indebida o destrucción. Ningún sistema es completamente infalible, pero trabajamos para mantener controles proporcionales al tipo de información tratada.

Derechos de los titulares

Las personas pueden solicitar acceso, rectificación, eliminación, bloqueo u oposición respecto de sus datos personales cuando corresponda conforme a la normativa chilena aplicable. Para proteger la seguridad de la cuenta, podremos solicitar antecedentes que permitan verificar la identidad o autorización del solicitante.

Responsabilidad del cliente

Cada cliente es responsable de la legalidad, exactitud y autorización de los datos que ingresa en OmniLink ERP, incluyendo datos de sus propios usuarios, trabajadores, clientes, proveedores y documentos comerciales o tributarios. El cliente debe administrar sus permisos internos y evitar entregar acceso a personas no autorizadas.

Transferencias y almacenamiento

La información puede ser almacenada o procesada en infraestructura propia o de proveedores ubicados en Chile o en otros países. En esos casos procuramos utilizar proveedores con prácticas de seguridad y disponibilidad acordes al servicio.

Cookies y registros técnicos

El sitio y la plataforma pueden usar cookies esenciales, identificadores de sesión y registros técnicos para autenticar usuarios, mantener sesiones seguras, recordar preferencias, prevenir abuso, medir estabilidad y mejorar la experiencia del servicio.

Menores de edad

OmniLink ERP está dirigido a empresas y usuarios autorizados por empresas. No está diseñado para menores de edad ni para recopilar deliberadamente información de niños, niñas o adolescentes.

Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos, comerciales o de seguridad. Cuando el cambio sea relevante, lo informaremos por medios razonables, como publicación en el sitio, aviso dentro de la plataforma o comunicación al correo registrado.

Contacto

Para consultas de privacidad, ejercicio de derechos o solicitudes relacionadas con datos personales, escribe a [email protected] indicando el nombre de la empresa, usuario asociado y una descripción clara de la solicitud.